Wdrożenie narzędzi IT w przedsiębiorstwie

Jak wesprzeć działalność firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw systemami IT?

ERP, CRM, BI – te skróty opisujące systemy informatyczne wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem jeszcze do niedawna kojarzyły się tylko z firmami dużymi. Od kilku lat zaczęło się to jednak zmieniać i coraz częściej możemy usłyszeć o przedsiębiorstwach małych i średnich decydujących się na usprawnienie i automatyzację swoich procesów poprzez wdrożenie mniej lub bardziej skomplikowanych systemów IT. […]

narzedzia it 9

ERP, CRM, BI – te skróty opisujące systemy informatyczne wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem jeszcze do niedawna kojarzyły się tylko z firmami dużymi. Od kilku lat zaczęło się to jednak zmieniać i coraz częściej możemy usłyszeć o przedsiębiorstwach małych i średnich decydujących się na usprawnienie i automatyzację swoich procesów poprzez wdrożenie mniej lub bardziej skomplikowanych systemów IT.

narzedzia it 4

Najczęściej wdrożenia pokrywają kilka kluczowych dla firmy procesów:

  • - sprzedaż,
  • - wytwarzanie (realizację usługi / dostarczenie produktów),
  • - rozliczenia finansowe i fakturowanie.

 

Nierzadko systemy te zintegrowane są również z oprogramowaniem księgowym, a coraz częściej słyszy się również o wykorzystywaniu oprogramowania dostarczającego informacje analityczne i zarządcze. Nie chciałbym jednak w tym artykule opisywać możliwych rozwiązań, a raczej podejście, jakie należy zastosować do wdrożenia, aby zakończyło się sukcesem.

Dlaczego wdrożenia IT się nie udają?

Przede wszystkim należy określić, czym jest sukces takiego projektu. W moim przekonaniu kryterium powinno być możliwie proste – przede wszystkim będzie to system, który usprawni (a nie utrudni) pracę firmy, a użytkownicy będą chcieli z niego korzystać.

narzedzia it 5

Jednak większość firm w momencie podjęcia decyzji o wdrożeniu popełnia kilka podstawowych błędów:
– decyzja o wdrożeniu systemu wynika z istniejącego w firmie problemu, który                                najczęściej jednak nie został do końca rozpoznany, a narzędzie IT ma być panaceum,
– wdrażany jest system, który nie jest spójny z procesami w firmie,
– przyszli użytkownicy nie są angażowani we wdrożenie.

Jak osiągnąć sukces we wdrożeniu?

Przede wszystkim powinniśmy sobie odpowiedzieć na pytanie: dlaczego wdrażamy dany system – czy wynika to tylko z istniejącego w firmie problemu, który należy rozwiązać? Jeśli tak, to powinniśmy rozpocząć od analizy problemu i jego rozwiązania – system informatyczny NIGDY sam nie rozwiąże problemu… Może jedynie stanowić wsparcie w uzyskaniu odpowiednich informacji zarządczych, odciążeniu zasobów, zautomatyzowaniu części prac. Dlatego przed każdym wdrożeniem powinniśmy możliwie głęboko przeanalizować każdy ewentualny problem, który związany jest z obszarem, w którym wdrażamy system.

Narzedzia it 2

Przed rozpoczęciem prac nad wyborem odpowiedniego narzędzia IT powinniśmy zdefiniować wszelkie procesy i procedury, które wdrażany system będzie obsługiwał. Warto je również zoptymalizować pod kątem efektywności czasowej i kosztowej oraz skomplikowania stosowanych procesów. Istotna jest również analiza, czy każdy z pracowników w taki sam sposób realizuje dany proces. Jeśli tak nie jest, ważne jest jego ujednolicenie.

Procesy zdefiniowane, co dalej…

Mając zdefiniowane i zoptymalizowane procesy biznesowe możemy przystąpić do tworzenia listy funkcjonalności i dokumentów, które będą przez system obsługiwane (im mniej skomplikowany system, tym krótszy dokument – czasem wystarczy niecała strona, aby określić wymagania stojące przez wdrażanym narzędziem).

Na koniec pozostaje nam odpowiedź na pytanie: dostosowanie istniejących na rynku narzędzi czy stworzenie czegoś od zera? W przypadku firm małych i średnich wydaje się, że lepiej będzie skorzystać z rozwiązań istniejących (nawet jeśli nie są najpopularniejsze), ze względu na większą stabilność rozwiązania i mniejsze koszty wdrożenia. Tworzenie zupełnie od nowa systemu informatycznego wiąże się prawie zawsze ze zdecydowanie większą inwestycją, więc jeśli mamy wybór, bazujmy na rozwiązaniach gotowych i tego oczekujmy od wybranego wykonawcy.

O czym pamiętać w trakcie wdrożenia?

W trakcie samego procesu wdrożenia warto pamiętać o kilku elementach:

– Przed rozpoczęciem prac ustalmy z wykonawcą systemu zasady i częstotliwość współpracy (powinniśmy spotykać się z wykonawcą co najmniej raz na dwa tygodnie i omawiać postępy w projekcie).

– Rozpocznijmy od stworzenia makiet funkcjonalnych systemu – ograniczy nam to późniejsze koszty zmian.

– Podzielmy projekt na etapy i pod koniec każdego przeprowadzajmy testy, w które zaangażowani będą przyszli użytkownicy systemu.

– Wyznaczmy z naszej strony jedną osobę kontaktową, tego samego oczekujmy od wykonawcy – ułatwi i usystematyzuje to komunikację.

– Po dostarczeniu przez wykonawcę gotowego systemu dajmy sobie kilka tygodni na jego przetestowanie w codziennej pracy. Wtedy pojawia się najwięcej błędów.

I ciągle pamiętajmy o tym, aby w trakcie projektu nie zgubić rzeczy najważniejszej – aby wdrożony system odpowiadał potrzebom firmy!

narzedzia it 6