Projekty organizacyjne w firmach

czyli podział na Ludzi | Procesy | Cele | Konsekwencje | System informacji

Projekty organizacyjne w firmach z reguły przysparzają wiele problemów menedżerom, a największym wyzwaniem jest komunikacja i szeroko rozumiany czynnik ludzki. Przed kierownikami takich projektów stoi zawsze nie lada wyzwanie – przeprowadzić zmiany w taki sposób, aby inni pracownicy chcieli współpracować i wdrażać je na swoim podwórku. Najczęściej kończy się jednak inaczej – zakopaniem projektu przed czasem. […]

projekty organizacyjne

Projekty organizacyjne w firmach z reguły przysparzają wiele problemów menedżerom, a największym wyzwaniem jest komunikacja i szeroko rozumiany czynnik ludzki. Przed kierownikami takich projektów stoi zawsze nie lada wyzwanie – przeprowadzić zmiany w taki sposób, aby inni pracownicy chcieli współpracować i wdrażać je na swoim podwórku.

Najczęściej kończy się jednak inaczej – zakopaniem projektu przed czasem. Z kolei w projektach, które dotrwają do końca większość kończy się ograniczeniem zakresu poprzez zmniejszenie liczby zmian i próbami załagodzenia sytuacji . Jest też bramka numer dwa… rygorystyczne wdrożenie wszystkich planów w życie i za wszelką cenę (niezależnie od słuszności zmian), w tym egzekwowanie od pracowników bezmyślnego wykonywania planów.

procesy_w_organizacji

Obydwie sytuacje powodują szybkie zmniejszenie motywacji wśród pracowników i powolne wykończenie struktury organizacyjnej firmy.

Czy można to zmienić?

Niezależnie od wielkości realizowanego projektu organizacyjnego i przyjętej metodyki jego realizacji, warto spojrzeć na przedsięwzięcie z pięciu perspektyw:

Ludzie | Procesy | Cele | Konsekwencje | System informacji

Ludzie

Najważniejszy i… najtrudniejszy czynnik w projektach organizacyjnych. Warto uwzględnić kilka poziomów:

  1. Zespół projektowy
  2. Osoby będące członkami organizacji której dotyczy zmiana
  3. Otoczenie projektu (Właściciele, Klienci, Kontrahenci…)

 

W przypadku dużych zmian organizacyjnych powinniśmy przemyśleć, w jakim stopniu i w jaki sposób zaangażować wszystkie strony w proces realizacji projektu, warto przy tym uwzględnić aspekt kultury organizacyjnej. Przemyślmy plan komunikacji z głównymi grupami – tak aby każda została w odpowiedni sposób „zadbana”. Istotne jest, aby zadbać zarówno o odpowiednie informowanie poszczególnych grup interesów, jak i o danie możliwości uczestniczenia w procesie tworzenia zmian.

Procesy

Element, który z reguły jest najlepiej realizowany w projektach organizacyjnych. Warto przemyśleć, jak w chwili obecnej działa organizacja (z poziomu procesów, ale także wcześniej wspomnianej kultury organizacyjnej). Kolejnym krokiem będzie określenie procesów docelowych  (w niektórych przypadkach również nowej struktury organizacyjnej) i stworzenie planów dojścia do nowych procesów.

Takie spojrzenie pozwoli uporządkować z reguły chaotyczne podejście do zmian organizacyjnych i pokaże, jak i dać współpracownikom szansę do zrozumienia istoty i sensu tych zmian.

procesy organizacyjne2

Cele

Kiedy uda się spojrzeć na organizację z poziomu ludzi i otoczenia oraz zaplanować najlepsze procesy docelowe, przychodzi czas na cele. Należy w sposób przemyślany planować cele projektów organizacyjnych – ważne aby nie podejmować niektórych kroków zbyt pochopnie. Podzielmy projekt na etapy i realizujmy związane z nimi cele cząstkowe. Pozwoli to na konsekwentne wdrażanie planów i bieżącą ich ocenę z uwzględnieniem aspektów zarządzania ryzykiem. Dodatkowo jest to możliwość angażowania różnych osób w organizacji w ewaluację wdrażanych rozwiązań i ewentualne modyfikowanie planów kolejnych etapów.

Konsekwencje

Element, który uważam za najważniejszy – należy osobom pracującym w organizacji jasno komunikować, dlaczego akurat ten projekt realizujemy oraz czego od konkretnych osób oczekujemy. Warto w strategii komunikacji wprowadzić ogólne oczekiwania zarządu względem pracowników oraz uszczegółowić je na konkretne komórki organizacyjne, tak aby na koniec projektu powstała możliwość weryfikacji nie tylko zespołu projektowego, ale także zaangażowania całej organizacji w projekt zmian (tu warto wspomnieć o niebagatelnej roli zarządu jako motoru takich zmian i przykładu z góry).

Zaangażowane w projekt osoby muszą znać konsekwencje – zarówno sukcesu jak i porażki takiego projektu. Konsekwencje te powinny zostać jasno przedstawione zarówno z punktu widzenia całej organizacji jak i jednostki, której dotyczą.

System informacji

Dla wszystkich projektów należy tworzyć systemy zarządzania informacją i wiedzą (czasem będzie to forum czy grupa na Google+, a czasem złożone narzędzie do zarządzania projektami). W projektach organizacyjnych wydaje się to szczególnie istotne – nie ma nic gorszego, niż brak skutecznej komunikacji w zespole. Dlatego warto pomyśleć o narzędziach/rozwiązaniach, które wspomogą nas w lepszym zarządzaniu informacją w projekcie.

procesy organizacyjne3

System ten powinien również obejmować zaangażowanie osób spoza zespołu projektowego w mini audyty projektu (np. comiesięczny przegląd wytworzonych produktów przez część pracowników). I ostatnia kwestia, o której mówi się dużo, a dalej jest zaniedbana – pamiętajmy o archiwizacji historii naszego projektu.

Kilka zdań podsumowania

Należy pamiętać, że powyższe elementy są pewnymi kierunkami, które nie zagwarantują sukcesu w projekcie (nie tylko organizacyjnym), ale mogą do niego przybliżyć. To, co jest najważniejsze, to uwzględnienie wszystkich aspektów (ze wskazaniem na ludzi i komunikację), a nie tylko tych, które menedżerom przychodzą najłatwiej: czyli procesów i celów. Kompleksowe spojrzenie na projekt pozwoli możliwie bezproblemowo dopłynąć do portu docelowego, jakim jest sukces projektu z całą załogą.