Metoda Getting Things Done w pracy i w życiu

Jak zapanować nad zadaniami w życiu prywatnym i zawodowym

Metoda Getting Things Done to jedna z najpopularniejszych metod zarządzania sobą i czasem. Po raz pierwszy zetknąłem się z nią kilka lat temu, kiedy zacząłem tłumaczyć dla Gdańskiego Wydawnictwa Psychologicznego książkę Davida Allena pt. Making it All Work. Muszę przyznać, że ta pozycja, jak żadna inna z tłumaczonych przeze mnie, stała się źródłem praktycznej wiedzy, którą […]

to-do-list

Metoda Getting Things Done to jedna z najpopularniejszych metod zarządzania sobą i czasem. Po raz pierwszy zetknąłem się z nią kilka lat temu, kiedy zacząłem tłumaczyć dla Gdańskiego Wydawnictwa Psychologicznego książkę Davida Allena pt. Making it All Work. Muszę przyznać, że ta pozycja, jak żadna inna z tłumaczonych przeze mnie, stała się źródłem praktycznej wiedzy, którą od razu mogłem zastosować. Oczywiście, każda inna również ubogacała, ale akurat tłumacząc Allena desperacko szukałem sposobu na opanowanie wszystkich zadań, które wynikały z moich zawodowych zobowiązań, zainteresowań, no i oczywiście tych związanych z życiem prywatnym. Zawsze uważałem, że im więcej się ma na głowie, tym lepiej – człowiek maksymalnie wykorzystuje wtedy czas i świetnie daje sobie radę. Okazało się, że jednak potrzebowałem jakiegoś sposobu, aby to wszystko „ogarnąć”.

Nie była to pierwsza metoda, z którą miałem do czynienia, ale z pewnością miała bardzo duży wpływ na moją produktywność. Myślę, że po części wynikało to z tego, że aby przetłumaczyć dobrze książkę, musiałem ją po prostu bardzo gruntownie poznać. Postanowiłem więc przeprowadzić mały eksperyment, który trwa do dziś. Ciągle nie jest idealnie, ale zdecydowanie mogę stwierdzić, że to najlepsza metoda jaką znam.

Czym właściwie jest GTD?

Można powiedzieć, że jest to popularna metoda organizacji zajęć, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. Jej twórcą jest David Allen, który opisał ją w książce pt. Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity, wydanej w 2001. W Polsce wydawnictwo ukazało się pod tytułem Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań w sierpniu 2006 (wydanie drugie: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, Onepress, Gliwice, 2008).

things to do2

Getting Things Done – w skrócie GTD, to metodologia, której celem – cytując za autorem – „jest uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – natychmiast, później, kiedyś, całościowo, w niewielkim stopniu czy w jakiejkolwiek inny sposób – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego twojej głowy i odciążającego myśli”. Jak mówi sam autor, bardzo istotne jest też „zdyscyplinowanie cię w taki sposób, abyś podejmował wstępne decyzje dotyczące każdego zadania, jakiego zamierzasz się podjąć, po to, abyś zawsze miał zaplanowane „następne działanie”, które w każdej chwili możesz podjąć lub przeprojektować”. Głównym założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami.

#1 Gromadzenie

Pierwszym z tych etapów jest gromadzenie, czy też kolekcjonowanie wszystkiego co masz na głowie – dosłownie i w przenośni. Rozpoczynasz od zebrania w jedno miejsce wszystkich rzeczy, które w jakikolwiek sposób wymagają twojej uwagi (dokładnie te, które tak często dopominają się twojej atencji). Gromadzisz wszystko, co według ciebie powinno wyglądać inaczej niż jest to w tej chwili. Dotyczy to zarówno fizycznych przedmiotów, jak i twoich myśli. Spisujesz, gromadzisz i tworzysz jeden wielki stos! Ja korzystałem z wielkiego pudła, do którego trafiało wszystko.

#2 Analizowanie

Kolejny etap to analizowanie – najprościej ujmując na tym etapie określasz, czy dana sprawa wymaga od ciebie podjęcia jakiegoś działania. Jeżeli nie, to ląduje w jednym z trzech miejsc, które mają następujące etykiety: Kosz – tu ląduje wszystko to co nie wymaga żadnego działania ani teraz, ani w przyszłości. Czyli po prostu pozbywasz się niepotrzebnego balastu. Archiwum – to kategoria zawierająca sprawy nie wymagające działania, ale zawierające informacje potencjalnie potrzebne w przyszłości. Może coś cię kiedyś zainspiruje i będzie gotowy materiał. Kiedyś/Może – lista spraw do zrealizowania w bliżej nieokreślonej przyszłości. Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania i nie zajmie ci to więcej niż 2 minuty, to wykonaj to od razu. Ta zasada jest naprawdę genialna. Bardzo dużo spraw naprawdę da się w ten sposób skreślić z listy. Trzeba tylko podjąć wyzwanie – coś zajmie krócej niż dwie minuty, to robisz to od ręki. W przeciwnym przypadku działanie ląduje na liście spraw wymagających działania i podlega procesowi porządkowania. Porządkowanie w metodzie GTD polega na pogrupowaniu zgromadzonych i przeanalizowanych informacji tak, żeby można było łatwo do nich wrócić. Chodzi o wypracowanie osobistego systemu, którym da się jak najłatwiej zarządzać.

Getting-Things-Done

Stwórz listę,

która w najprostszy sposób podzieli sprawy wymagające działania:

Projekty – tu, jak sama nazwa wskazuje, lądują projekty. Najbliższe działania – to działania, które muszą być podjęte jak najszybciej. Oczekiwane – tu znajdą się te sprawy, co do których oczekujesz na jakąś odpowiedź, informację od innych. Kalendarz – do kalendarza trafiają tylko działania, które musisz wykonać w konkretnym dniu lub czasie.

W GTD bardzo istotne jest coś, co Allen nazywa przeglądaniem. Samo zebranie i posortowanie wszystkich spraw nic ci nie da, jeżeli nie będziesz tych informacji regularnie przeglądał. Podczas przeglądu aktualizujesz zapisane informacje i wybierasz to, co wypadałoby zrobić, dopisując działania na odpowiednie listy.

Realizuj zadania

Kiedy już wszystko masz w ten sposób przeanalizowane, posortowane i przejrzane, to musisz po prostu podjąć się realizacji zadań. Chodzi jednak o podejmowanie działań kontekstowo i o kontekstową ich organizację. Co z tego, że pamiętasz, że masz kupić baterie do myszki, skoro nie będziesz o tym pamiętać kontekstowo akurat w sklepie. Dlatego plany można dopasować do tego, co będziesz robił w danej chwili, w zależności od:

sytuacji, w jakiej się znajdujesz (kontekstu),

– ilości dostępnego czasu,

– ilości energii.

Getting-Things-Done2

To metoda GTD w skrócie. Jednak aby poznać ją lepiej, trzeba uważnie przeczytać książkę Allena i przede wszystkim wprowadzić w życie dobre praktyki. Sama teoria jeszcze nikomu nie pomogła.