Efektywny feedback – jak dawać i jak brać

Znaczenie informacji zwrotnej w zarządzaniu

“Robisz to świetnie. A nad tym powinieneś jeszcze popracować”. Zasadniczym celem informacji zwrotnej, zwanej z angielskiego ‘feedbackiem’ jest przekazanie uwag na temat zachowania pracownika z wyróżnieniem pochwały za “dobre” działania i sugestii korygujących na temat “nieodpowiedniego” postępowania. Jest jedną z integracyjnych części dwustronnej komunikacji w zespole. Feedback to narzędzie służące do poprawy wyników, powinien pełnić rolę […]

feedback22

“Robisz to świetnie. A nad tym powinieneś jeszcze popracować”. Zasadniczym celem informacji zwrotnej, zwanej z angielskiego ‘feedbackiem’ jest przekazanie uwag na temat zachowania pracownika z wyróżnieniem pochwały za “dobre” działania i sugestii korygujących na temat “nieodpowiedniego” postępowania. Jest jedną z integracyjnych części dwustronnej komunikacji w zespole. Feedback to narzędzie służące do poprawy wyników, powinien pełnić rolę motywatora do zmian na lepsze, a nie być odbierany, jako rózga wymierzająca karę.

Czy będzie pozytywna, czy negatywna – informacja zwrotna musi nieść konstruktywny przekaz

Tym właśnie różni się od destruktywnej krytyki, która wyrażana jest w formie ogólnych, bardzo subiektywnych uwag, ze szczególną uwagą poświęconą cechom osobistym: “Nie podoba mi się twoja postawa”. Tymczasem narzędziem feedbacku są obiektywne komentarze, skupiające się na konkretnych zachowaniach, które nie pasują do standardów przyjętych w firmie: “Zauważyłem, że spóźniasz się na zebrania, opóźnia to pracę zespołu. Chciałbym, żebyś tego nie robił, wówczas zebrania będą bardziej efektywne”. Dzięki konstruktywnie poprowadzonej informacji zwrotnej pracownik zachowuje pozytywny stosunek do siebie i pracy i jest zachęcony do działania, które wpłynie na jego postawę, zgodną z zasadami panującymi w firmie.

feedback3

Bariery na drodze do konstruktywnego feedbacku

Aby w pełni czerpać z dobrodziejstw, jakie niesie za sobą dobrze skonstruowana i przeprowadzona informacja zwrotna, należy przyjrzeć się i zniwelować szereg barier, które przeszkadzają w komunikacji podczas jej udzielania:

  • / Brak ustalonych i praktykowanych standardów i norm zachowań. W sytuacji, gdy w danej firmie tak naprawdę nie istnieją jasno przekazane zasady postępowania treść informacji zwrotnej może być dla odbiorcy zaskoczeniem.
  • / Trudności w komunikacji. Przekazywanie informacji zwrotnej jest utrudnione, gdy na co dzień w zespole lub firmie istnieją duże bariery komunikacyjne (np. rozmowy z pracownikami są rzadkością lub odbywają się na trudnych do zaakceptowania zasadach).
  • / Zamach na godność osobistą. Odbiorca może się poczuć urażony, może uważać, że jego poczucie godności zostało naruszone, a informacja zwrotna jest oparta na nieuzasadnionych sądach.
  • / Brak poczucia kompetencji nadawcy. Odbiorca nie jest przekonany o kompetencji osoby przekazującej feedback.
  • / Będę bronił swoich racji do ostatniego tchu! Odbiorca może przyjąć postawę „obrony swoich zachowań” za wszelką cenę.

 

JANE: Shot July 8

W obliczu tylu przeszkód informacja zwrotna bywa trudnym doświadczeniem – i to nie tylko dla strony przyjmującej

Warto odpowiednio przygotować się do zarówno do jej udzielenia, jak i otrzymania. Dobre nastawienie obu stron (a w przypadku oceniającego wręcz entuzjastyczne) powinno pomóc podczas rozmowy.

Pragnąc przekazać efektywną informację zwrotną:

  • / Skoncentruj się na zachowaniu drugiej osoby, powstrzymaj się o komentowania jej postaw, osobowości.
  • / Bądź precyzyjny – mów o konkretnym zachowaniu w określonej sytuacji.
  • / Wypowiadaj własne przemyślenia – aby to podkreślić, używaj formy osobowej (“uważam”, “sądzę”).
  • / Unikaj stereotypów i szufladkowania.
  • / Określ motywy, dla których przekazujesz informację zwrotną

 

Jeśli jesteś po drugiej stronie, postaraj się efektywnie odebrać informację zwrotną:

  • / Potraktuj ją jako pożyteczną informację, a nie krytycyzm.
  • / Słuchaj uważnie, aby móc ocenić jej wartość dla własnego rozwoju.
  • / Zdecyduj, w jaki sposób chcesz ją wykorzystać.
  • / Uwolnij się od podejrzeń o złe intencje i podziękuj osobie, która przekazała ci feedback.

 

feedback1

Wprawdzie wiele osób uważa, że przekazywanie negatywnego sygnału zwrotnego może zniszczyć ich wzajemne relacje, ale tak naprawdę umiejętnie przekazywany jest jednym z zasadniczych elementów dobrego komunikowania się. Dawanie i przyjmowanie sygnału zwrotnego to umiejętność, której można się nauczyć.

Więcej o sposobach udzielania feedbacku już niedługo na naszym blogu!