7 błędów, którymi psujesz feedback

Jak nie przelukrować pączka z informacją zwrotną dla pracownika

Jakość informacji zwrotnej, jaką kierujesz do swoich współpracowników potrafi mieć moc – sprawczą lub niszczącą dla sukcesu twojego przedsięwzięcia. Jest w stanie zbudować lub zdekonstruować zaufanie, wzbudzić lub odebrać kreatywność i siłę. Umiejętność konstruowania i przekazywania tak zwanego ‘feedbacku’ to jedna z ważniejszych cech (oraz obowiązków) dobrego lidera. Niestety, wielu z nich, chcąc uniknąć etykiety […]

feedback błędy2

Jakość informacji zwrotnej, jaką kierujesz do swoich współpracowników potrafi mieć moc – sprawczą lub niszczącą dla sukcesu twojego przedsięwzięcia. Jest w stanie zbudować lub zdekonstruować zaufanie, wzbudzić lub odebrać kreatywność i siłę. Umiejętność konstruowania i przekazywania tak zwanego ‘feedbacku’ to jedna z ważniejszych cech (oraz obowiązków) dobrego lidera. Niestety, wielu z nich, chcąc uniknąć etykiety ‘zastraszacza’, omija, rozcieńcza, lukruje informacje dla pracownika, pozostawiając go zdezorientowanym z (w zasadzie) bezużyteczną treścią. Inni pod maską „surowego szefa” nadużywają demotywujących w konsekwencji treści.

feedback błędy1

Tymczasem otaczający cię wpółpracownicy są głodni konkretnej, ale i budującej, pomocnej informacji zwrotnej. Nie w przelocie, bez osobistego komentarza, z negatywnym zastawieniem czy z nikłym zainteresowaniem osobą ocenianego. Taki feedback, to jedna z bardziej szkodliwych aktywności na linii lider – pracownik. Zamiast czekać aż kreatywność twojego zespołu osiągnie niebezpiecznie niski poziom, zadbaj o poprawę jakości informacji zwrotnych. Oto kilka sytuacji, które być może są ci znajome i podpowiedzi, jak zmienić ich przebieg, stworzyć i wykorzystać moc jakości w komunikacie dla pracownika.

1. Twój lęk i niezdecydowanie widać jak na dłoni

Feedback przekazany niepewnym głosem, pełen ostrożnych i asekuracyjnych zwrotów, „polukrowany”, którymi próbujesz okiełznać swoje emocje nie spełni swojej roli. Zastanów się i dobrze zaplanuj to, co powiesz. Przygotuj prostą w formie, klarowną wypowiedź, która, prócz konkretów co do oceny pracownika, wyraźnie pokaże, że to, na czym ci najbardziej zależy, to dobro projektu i firmy. Pamiętaj o życzliwym, acz zdecydowanym tonie.

2. Nie chcesz zranić uczuć i stracić zaufania

To częsta obawa. Podjąłeś ryzyko i powiedziałeś pracownikowi to, co dla niego niewygodne, być może nawet raniące. Tymczasem, jeśli on widzi, że twoje intencje są czyste, pozbawione osobistych dodatków, dzielnie zniesie wyłożone mu racje i nie tylko nie poczuje się zraniony, ale je doceni i zaufa tobie, jako osobie szczerej i dążącej do zmian na lepsze.  Zrozum i pozwól mu przyjąć i przeżyć ten feedback razem z uczuciami, które mu towarzyszą.

feedback błędy3

3. Brak przygotowania

Czasami opinia rzucona w ‚na szybko i na świeżo’, zanim projekt dobiegnie końca, może dać ‘kopa’, być idealną wskazówką, ekspresową naprawą szwankującego elementu całości. Jednak jeśli mowa o ocenie pracowniczej, podsumowaniach, informacji zwrotnej dotyczącej całości pracy, przedsięwzięcia, przygotowanie się do niej jest kwestią najistotniejszą. To moment na wywarcie wpływu, na zmiany w postrzeganiu, postępowaniu, na wstęp do pracy nad sobą lub na totalny zwrot akcji. To mogą być najważniejsze słowa, jakie ten człowiek usłyszał do tej pory w swoim (nie tylko zawodowym) życiu. Nie pozwól sobie na partyzantkę i odrób pracę domową – do rozmowy podejdź absolutnie przygotowany.

4. Bierzesz to zbyt osobiście

Pamiętasz tę sytuację, która miała miejsce 10 miesięcy temu, kiedy przez opieszałość tego pracownika położyłeś duży projekt? A on nawet cię nie przeprosił!… Cóż, jakkolwiek wydaje ci się to trudne, zapomnij o tym – to już zostało podsumowane i zamknięte. Schowaj urazę do kieszeni i zajmij się tym co jest oceniane TU i TERAZ. Pamiętaj, aby mieć na uwadze dobro ogólne, a nie własne interesy. Profesjonalny feedback nie jest łopatą do odkopywania starych śmieci.

5. Byle jak, byle gdzie

Dawanie oceny “w przelocie” lub w tak zwanym “międzyczasie” może przynieść więcej szkody niż pożytku. Okaż szacunek, stwórz odpowiednie warunki, daj odbiorcy poczucie wyjątkowości tej rozmowy, spraw, by poczuł się istotny, że przekazujesz mu informacje, które mają być swego rodzaju podarunkiem ułatwiającym jego dalszy rozwój. Prócz zadbania o miejsce i czas, podczas którego nikt wam nie przerwie rozmowy nagłym wtargnięciem do biura, telefonem lub sygnałem komunikatora, pamiętaj o swobodnym, pewnym języku ciała i skupieniu na sygnałach ze strony ciała rozmówcy.

boss screaming at small startled worker

6. A teraz radź sobie sam!

Dajesz pracownikowi feedback o treści: “Wiesz, to nie wypaliło”  i…. tyle, zostawiasz go z tą mało sprecyzowaną informacją i nie mówisz wiele więcej. Co z tego wynika? Odbiorca tej lakonicznej informacji jest skołowany, zdezorientowany, wie, że zawalił, ale zupełnie nie ma pojęcia, co z tym fantem zrobić… Jeśli chcesz, żeby rozwój twojego przedsięwzięcia również stanął w miejscu, to rób tak dalej, powodzenia. Jeśli jednak zależy ci na rozwoju, dobrej pracy zespołowej, koniecznie doprecyzuj wypowiedź, konkretyzując listę punktów zapalnych i kroków, które sugerujesz jako naprawcze, aby projekt uratować: “ Wiesz, to nie wypaliło, ponieważ (rozwiń), ale mam kilka pomysłów, które mogłyby zadziałać. Co sądzisz o tym? Porozmawiajmy, jakby to miało wyglądać”. Lepiej, nieprawdaż?

7. A teraz sprawię, że poczujesz się jak nieudacznik i idiota

Sposób bycia podczas rozmowy oceniającej potrafi narobić wiele szkód. Mowa ciała, ton głosu, spojrzenie pełne pogardy, lekceważenia, deprecjacji skutkują wycofaniem, odcięciem kreatywnego myślenia, chęci współpracy. Takie sytuacje oddalają cię od twojego zespołu i stawiają pod znakiem zapytania sens dawania feedbacku w ogóle. Bo znając twoje zwyczaje, pracownicy zaczną ‚zbroić się’. I z obawy przed tym nieprzyjemnym procesem, od progu zamkną się na twoje uwagi. Zdejmij tę maskę, kontroluj swoje ciało, ton głosu. Niech będzie stanowczy i zdecydowany, ale brzmiący przychylnie i „po ludzku”.

—-

Przeczytaj więcej o tym, jak dawać i przyjmować informację zwrotną i obróć ten ważny proces w swój sukces!