6 sposobów na dobry e-mail

Czyli: o czym pamiętać przed wysłaniem maila biznesowego

Mimo braku znaczących innowacji i namacalnej atrakcyjności, firmowy mail jest bezapelacyjnie najpopularniejszym elektronicznym kanałem komunikacji biznesowej. Mija dekada od powstania poczty gmail i trudno wyobrazić sobie, aby mail mógłby być zastąpiony przez coś innego. Bezkonkurencyjność  poczty elektronicznej jest również jej przekleństwem. Pominięcie niektórych maili, wrzucenie części wprost do kosza, pobieżne przejrzenie treści jakiegoś procenta – […]

e-mail2

Mimo braku znaczących innowacji i namacalnej atrakcyjności, firmowy mail jest bezapelacyjnie najpopularniejszym elektronicznym kanałem komunikacji biznesowej.

Mija dekada od powstania poczty gmail i trudno wyobrazić sobie, aby mail mógłby być zastąpiony przez coś innego.

Bezkonkurencyjność  poczty elektronicznej jest również jej przekleństwem. Pominięcie niektórych maili, wrzucenie części wprost do kosza, pobieżne przejrzenie treści jakiegoś procenta – tak wygląda znany wielu proces “odgrzebywania się” z codziennej korespondencji. Walka o bycie zauważonym bywa zacięta, o bycie zauważonym i przeczytanym jeszcze bardziej zaciekła. Na szczęście standard wysyłanych wiadomości biznesowych nie jest zbyt wysoki, więc wyróżnienie się nie jest wyczynem aż tak karkołomnym, jakby się można było spodziewać. Kilka podstawowych zasad mailowej etykiety sprawi, że twoje wiadomości nie tylko trafią do odbiorcy, ale i zostaną przeczytane, a być może nawet trafi do ciebie mail zwrotny? ;)

e-mail3

# 1 Krótko i zwięźle

Według badań wśród 1000 pracowników traktujących e-mail jako narzędzie pracy, 19% nie przeczyta maila mającego ponad jeden akapit. 51% ominie mail dłuższy niż dwa akapity, 76% zrezygnuje z czytania wiadomości dłuższej niż trzy akapity, a 84% odrzuci tekst powyżej czterech akapitów.

Jeśli masz więc coś ważnego do przekazania – streszczaj się. Skoro możesz zmieścić tweet w 140 znakach, napisanie maila do 150 słów również powinno ci się udać. W czasach mobile używanie poczty ulega istotnym zmianom. Część z twoich adresatów otworzy twój mail w smartfonie w drodze na lunch. Zbyt długa wiadomość może napotkać na swej drodze brak czasu i cierpliwości, pamiętaj o tym, tworząc mailowe elaboraty.

#2 To the point

Unikaj niepotrzebnego nagromadzenia przymiotników i przysłówków. Staraj się trafić bezpośrednio do sedna sprawy. Jeżeli nie możesz spełnić punktu pierwszego i kroi ci się dłuższa wypowiedź, rozpocznij ją od streszczenia jego zawartości, które umieścisz na samej górze. To samo tyczy się tytułu: powinien zawierać clue treści wiadomości, być konkretny i zachęcać do zajrzenia. Pomyśl, czy tytuł “Pytanie”, czy “Oferta” zatrzymuje twój wzrok na dłużej? Czy zachęca do kliknięcia?

#3 Adresuj bezpośrednio

Badani wskazują, że mail nie zaadresowany bezpośrednio do nich lub z wieloma adresami w  oknie “Do” nie zachęca do przeczytania. Podejrzany wygląd “koperty” odstręczy odbiorcę do zajrzenia w jej zawartość.

#4 Pokaż lub ukryj – DW i UDW

Zamiast wpisywać szereg odbiorców do okna adresata, może lepiej podzielić ich na głównego (głównych) i tych, którzy są współuczestniczącymi czy też częściowo zaangażowani w waszą sprawę? Dla nich właśnie jest okno DW (CC). Zanim jednak załączysz kogoś Do Wiadomości, zastanów się, czy rzeczywiście jest to konieczne i oszczędź gratisowych maili osobom, które i tak dostają je lawinowo. Jeżeli nie jesteś pewien, czy dana osoba chce, aby jej adres był widoczny (jako DW), użyj UDW (BCC), to bardzo wygodny sposób na zachowanie cichego obserwatora jakiejś konwersacji. Odpowiadając na maila z wieloma adresatami, pomyśl, czy chcesz odpowiedzieć tylko jednemu z nich, czy wszystkim i użyj odpowiedniej formuły.

#5 Zanim wyślesz – przeczytaj (dwa razy)

Nie chodzi tylko o kwestię poprawności stylistycznej czy ortograficznej korekty – to ogromnie ważne, mówi o poziomie nadawcy, wyraża nasz stosunek do odbiorcy. Chodzi również o zawartość maila. W przypadku mniej eleganckich zachowań biznesowych czy interpersonalnych mail może być poważnym dowodem obciążającym jedną ze stron. Papier przyjmie wszystko – warto o tym pamiętać, pisząc rozemocjonowaną wiadomość do klienta. Za kilka chwil emocje opadną, a mail zostanie. Co więcej, jego droga może nie zakończyć się tylko na relacji nadawca-odbiorca, ale wyjść poza tę ścieżkę i zaszkodzić wizerunkowi osoby/projektu/firmy.

#6 Adres na końcu

Wpisanie adresata w okno “Do” zostaw sobie na koniec. Nie tylko ze względu na fakt, że możesz przypadkowo kliknąć “Wyślij” zanim jeszcze mail przyjmie finalny kształt (ach, jakże często się to zdarza!). Nazwiska bywają “złośliwe”, z przedziwną tendencją do zjadania lub przestawiania literek albo niemal bliźniaczo do siebie podobne. Zapominając sprawdzić poprawność adresu, ryzykujesz to, czy w ogóle trafi do adresata lub to, czy nie trafi do osoby postronnej, co jest niezwykle ważne przy poufnej korespondencji.

e-mail1

Cóż, sposób, w jaki  funkcjonuje poczta elektroniczna niewiele się zmienił na przestrzeni kilkunastu lat. Jednak postęp cywilizacji i przyspieszenie, jakiego doznaje świat również na linii relacji ludzkich sprawiają, że chcemy  korzystać z poczty e-mail bardziej efektywnie. Oszczędność czasu i szacunek dla pracy drugiego człowieka powodują zmiany, które warto po prostu zaakceptować i przyswoić.