5 najczęściej popełnianych błędów przy tworzeniu prezentacji

Czyli skąd się bierze nuda, nijakość i sztampa oraz ziewający słuchacze podczas wystąpienia

Tworzenie prezentacji biznesowych to druga, po niekończonych się spotkaniach korporacyjnych, zmora większości organizacji. Przypomina nieco oddychanie – wszyscy wiemy, że musimy to robić, oddychamy więc mniej lub bardziej udolnie, a każdą ingerencję kogoś, kto chce podważyć nasze myślenie i obowiązujące status quo w najlepszym razie traktujemy z pobłażaniem. Wszyscy potrafimy oddychać, ergo – wszyscy potrafimy tworzyć […]

5 bledow prezentacji 5

Tworzenie prezentacji biznesowych to druga, po niekończonych się spotkaniach korporacyjnych, zmora większości organizacji. Przypomina nieco oddychanie – wszyscy wiemy, że musimy to robić, oddychamy więc mniej lub bardziej udolnie, a każdą ingerencję kogoś, kto chce podważyć nasze myślenie i obowiązujące status quo w najlepszym razie traktujemy z pobłażaniem. Wszyscy potrafimy oddychać, ergo – wszyscy potrafimy tworzyć prezentacje i wszyscy chodzimy na spotkania, bo… są ważne. Śmiem twierdzić, że nasz brak pokory we wszystkich tych obszarach prowadzi do katastrofy – złe oddychanie skutkuje brakiem wyrazistości i potęguje stres, złe spotkania tworzą chaos komunikacyjny i przynoszą wymiernie straty finansowe każdej organizacji.

5 bledow prezentacji 7

A złe prezentacje? No cóż… Na poziomie czysto estetycznym: sprawiają, że co wrażliwszym krwawią oczy. Na poziomie biznesowym: bardzo często przekreślają po prostu szansę na jakikolwiek sukces sprzedażowy – i oczywiście nie mówię tu tylko o sprzedaży pomysłów i usług, ale także o sprzedaży idei, wartości czy wizji.

Błąd pierwszy – zbytni konformizm

Dlaczego przygotowujesz prezentację? Bo trzeba, bo szef kazał. Bo inni też robią. Bo tak należy. Zbyt często do tworzenia prezentacji zabieramy się wiedzeni czysto rutynowym przekonaniem, że nie mamy innych (równie atrakcyjnych) form komunikowania naszych pomysłów podwładnym czy przełożonym. Tymczasem 88% partnerów biznesowych preferuje rozmowy wsparte materiałami, a nie nudne prezentacje, podczas których my udajemy, że nie czytamy tego, co wkleiliśmy w slajdy, a widownia gra rolę zainteresowanej. Zadaj więc sobie kluczowe pytanie – „Czy potrzebuję prezentacji?”. Może wystarczy dobrze przygotowany konspekt i kilka rysunków na flipscharcie.

5 bledow prezentacji 1

Błąd drugi – brak jasno określonego celu

Pierwsze przekonanie często wiąże się też z kwestią motywacji i świadomości.Oznacza to, że tworząc prezentację musimy mieć ciągle na uwadze trzy pytania. Pierwsze, które trzeba zadać to: “Dlaczego mam przygotować prezentację?”. Odpowiedź na nie nie może być zewnątrzsterowna, czyli np.nie może być to kwestia nakazu przełożonego. Kolejne to “Jak mam ją przygotować?”, czyli jaką formę powinna przyjąć nasza prezentacja w zależności od tego, kto jest odbiorcą i jaka forma nam najbardziej “leży”. Ostatnie co musimy ustalić to “Co powiemy podczas prezentacji?”. Niestety większość osób tworzących prezentację zaczyna od spełnienia warunków ostatniego pytania (mniej więcej wie, „co?” mówić), część wybiera formę, która jest odpowiedzią na pytanie “jak?”, ale już naprawdę niewiele wie, „dlaczego?” mówi. Nie mamy świadomości, co po prezentacji ma się stać, jaka zmiana ma się dokonać w publiczności, co mają zrobić słuchacze po jej zakończeniu.

5 bledow prezentacji 6

Błąd trzeci – zbyt dużo tekstu

Trzeci błąd najczęściej wynika właśnie z tego, że wiemy, co chcemy powiedzieć, a nie za bardzo wiemy, jak możemy to zrobić. Wybieramy najbardziej opatrzoną, ale też najbardziej niedoskonałą formę prezentacji, jaką jest slajd ze zbyt dużą ilością tekstu. Często tego samego tekstu, którym potem staramy się do naszej idei przekonać rozmówcę. Wtedy mamy do czynienia z najgorszym chyba scenariuszem: my czytamy ze slajdów i nasz odbiorca czyta… Zawsze wtedy powstaje pytanie: “Czy nie można było w takim razie po prostu przesłać wszystkiego mailem i nie zawracać sobie głowy?”. Slajdy to nie dokumenty tekstowe – mają być wizualną reprezentacją głównych myśli. Bohaterami prezentacji jesteśmy my, a nie slajdy z tekstem.

5 bledow prezentacji 2

Błąd czwarty – brak jasnej struktury

Najbardziej podstawowa zasada przy tworzeniu prezentacji to: jedna idea to jeden slajd. Jeśli chcemy przedstawić jakiś materiał, który da się podzielić na większe bloki, należy zadbać o podkreślenie struktury, choćby kolorami lub ikonami. W ten sposób nasz rozmówca będzie wiedział, w której części prezentacji się znajduje, nawet jeśli na chwilę jego uwaga zostanie przeniesiona na coś innego. Paginacja stron nie może być jedynym elementem porządkującym strukturę prezentacji. To zdecydowanie za mało. Najprostsza struktura to wstęp, rozwinięcie i podsumowanie. Brzmi jak schemat dobrego wypracowania, ale uwierzcie mi – niczego lepszego nie wymyślono.

5 bledow prezentacji 3

Błąd piąty – brzydota i nijakość korporacyjnych formatek

Ten punkt nie dotyczy oczywiście wszystkich formatek. Większość jednak bazuje na podobnych do siebie szablonach, w których z oczywistych względów stosuje się obowiązujące elementy key visual. Jednak często te formatki nie uwzględniają najnowszych trendów w designie prezentacji, które podążają w ślad za zdobyczami kogniwistyki i psychologii percepcji. Często też stanowią ograniczenie same w sobie: nie dają możliwości edytowania wielkości nagłówków, a treść zawsze musi być formułowana od bulletów. To sprawia, że prezentacja jest nieciekawa i nie wyróżnia się niczym.

5 bledow prezentacji 4

Sztuka tworzenia dobrych prezentacji, to nie wrodzony talent, to umiejętność kreatywnego korzystania z dostępnych narzędzi. Pozwala się wyróżnić i osiągać cele sprzedażowe oraz te, służące lepszemu zarządzaniu i przekazywaniu wiedzy i doświadczenia. Szkoda tę szansę zmarnować.