5 aplikacji, które pomogą ci Get Your Things Done

Czyli przegląd narzędzi ułatwiających zarządzanie czasem, zadaniami i projektami w pracy i w życiu

W czasach, kiedy przesłanie informacji na drugi koniec świata jest kwestią sekund, wypełnione kolejnymi sprawami dni pęcznieją niczym makówki z dziesiątkami nasion wewnątrz. W natłoku zadań zaczynamy szukać sposobów na tak zwane “ogarnięcie” życia zawodowego i prywatnego i chętnie przyjęlibyśmy receptę na osiągnięcie względnego spokoju. O rewolucji, jaką David Allen wywołał swoją książką “Getting Things […]

gtd7

W czasach, kiedy przesłanie informacji na drugi koniec świata jest kwestią sekund, wypełnione kolejnymi sprawami dni pęcznieją niczym makówki z dziesiątkami nasion wewnątrz. W natłoku zadań zaczynamy szukać sposobów na tak zwane “ogarnięcie” życia zawodowego i prywatnego i chętnie przyjęlibyśmy receptę na osiągnięcie względnego spokoju.

O rewolucji, jaką David Allen wywołał swoją książką “Getting Things Done” pisał Piotr Bucki. Metoda porządkowania i hierarchizowania zadań według Allena może sprawić, że już nigdy nie spojrzymy na sterty dokumentów na biurku, kolumny nieodczytanych maili czy dziesiątki żółtych karteczek, spod których nie widać już nawet kształtu lodówki tak samo…

gtd9

Twórcy aplikacji webowych również wyciągają pomocną dłoń do pragnących się zorganizować (metodą GTD lub w jakikolwiek inny, byle skuteczny sposób). Powstało wiele narzędzi, które pomagają nie tylko zapisywać sprawy w kalendarzu, ale i ustawiać je według ważności, szacować czas ich wykonania, kojarzyć i komunikować z osobami odpowiedzialnymi, integrować z mailem, a nawet układać trasę tournee po klientach na mapie Google. Oto krótki przegląd pięciu z nich, być może któryś zainspiruje was do wypróbowania metody GTD i zrobienia porządku w swojej makówce?

Nozbe - po prostu pozałatwiaj sprawy

Inspirowane metodą Davida Allena narzędzie, które pozwala ułatwić zarządzanie czasem i zadaniami nie tylko tobie, ale i twojemu zespołowi (istnieje opcja pakietu dla grupy osób). Dzięki komunikowaniu się za pomocą zadań łatwo sprawdzisz, kto nad czym pracuje i w jakim stopniu zaawansowane jest zadanie. Zaplanowane czynności możesz pogrupować według kryteriów: następne działania, projekty lub odnaleźć je według kontekstu. Każdemu z projektów możesz przypisać dowolną ilość działań, notatek i załączników.

gtd1

Dzięki wersjom na urządzenia stacjonarne, ale i mobilne, ty i twój zespół będziecie mieli dostęp do danych właściwie bez ograniczeń. Nozbe współpracuje z innymi aplikacjami do przechowywania danych, robienia notatek (Drobox, Evernote, kalendarz Google), które zsynchronizowane dadzą ci poczucie kontroli nad twoim życiem (kontekście zadań, oczywiście). Minusem są ograniczenia wersji bezpłatnej: tylko 5 projektów i 1 własny kontekst, darmowa powierzchnia dyskowa to 1MB.

Nirvana – brutalnie skuteczni

Twórcy tej darmowej aplikacji, która również bazuje na metodologii Allena, obiecują, że (w bardzo wolnym tłumaczeniu) “zdejmą ci twoje sprawy z głowy i wrzucą w zaufane miejsce, aby następnie skutecznie wiercić ci dziurę we wspomnianej głowie, na temat tych z nich, które trzeba zrobić teraz”. Cóż, może jednak obejdzie się bez krwi: panel użytkownika jest bardzo przejrzysty i intuicyjny. Zaprojektowany został tak, aby krok po kroku uporządkować twoje zadania zgodnie z Getting Things Done. Segregacja “uzbieranych” zadań polega na odznaczeniu ich jako następnych, oczekujących, zaplanowanych i odłożonych na kiedyś.

gtd2

Narzędzie pozwala zaprojektować kolejność projektów, określić właściwy termin realizacji, połączyć z innymi w spójną całość. Harmonię uzyskujemy dzięki możliwości określenia obszarów działań i podzieleniu ich na obszary – osobiste i “pracowe”, konteksty – komputer, telefon, kontakty – konkretne osoby, firmy przypisane do zadania. Projekty istotne można oznaczyć i wysłać do foldera “Focus”, co nie pozwoli na stracenie z oczu naprawdę ważnych spraw. Przetwarzanie zadań w Nirvanie jest niezwykle proste i szybkie. Wystarczy przeciągnąć i upuść lub kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby przenieść je np. z jednej kategorii do drugiej. Niestety, brak integracji z kalendarzem Google.

Remember The Milk - nigdy więcej nie zapomnisz ze sklepu mleka (ani niczego innego)

Tak twierdzą twórcy kolejnej aplikacji, którzy podkreślają, że ich produkt jest najlepszym sposobem na zarządzanie czasem. Remember The Milk co prawda nie została stworzona stricte w oparciu o metodę GTD, ale działa na podobnej zasadzie co Nozbe, więc powinna być równie pomocna przy planowaniu zadań zarówno w pracy, jak i wydarzeń dnia codziennego. Korzystając z funkcjonalności RTM mamy  możliwość dodawania zadań oraz śledzenia ich według następujących parametrów: Kiedy, Czas trwania, Tagi, Lokalizacja, URL, Powtarzaj, Przekładane, Współdzielone, Notatki.

gtd3

Aplikacja synchronizuje się z wieloma innymi “zarządzaczami czasu i zadań” (Google Calendar, Evernote), wysyła przypomnienia przez sms i komunikatory. Przydatną funkcją jest możliwość przypisania zadaniom kolejności według ważności: dzięki określeniu priorytetów wiemy od czego zacząć, kiedy lista oczekujących “To do” jest nieco dłuższa. Tym, którzy zamiast za biurkiem dzień pracy spędzają za kółkiem auta może spodobać się funkcja lokalizacji miejsc do odwiedzenia z Google Maps. Po zaznaczeniu na mapie wszystkich klientów RTM tworzy siatki miejsc, w których musimy się pojawić dziś, jutro, w tym tygodniu. Remember The Milk ma wiele zalet, jedną z ważniejszych jest brak ograniczeń wersji darmowej co do ilości, list zadań oraz kanałów, przez które możemy zarządzać, śledzić i być informowanym o naszych zadaniach.

Wunderlist - zaufały im miliony

To jedna z najpopularniejszych i najszybciej rozwijających się aplikacji do zarządzania zadaniami. Twórcy chwalą się sześcioma milionami zadowolonych użytkowników. Zapewne przekonali ich do siebie prostotą korzystania, a także świetnym designem (8 rodzajów tła do personalizacji twojego Wunderlista). Zarządzanie sprawami przy pomocy tego narzędzia polega na tworzeniu list z zadaniami. Każdy z projektów można oznaczyć terminem wykonania, przypisać mu osobę (współ)odpowiedzialną, uzupełnić notatką z dodatkowymi danymi.

gtd4

Przeciągając zadania, łatwo zmienimy ich kolejność czy kategorię, a kolejnym plusem jest automatyczne przypominanie o zbliżającym się terminie. Mail wysłany do Wunderlist zamienia się na e-mail Wunderlist-DOS, gotowy do wysłania jako powiadomienie do twojego zespołu lub do innych osób, które nie muszą być użytkownikami tej aplikacji.

Mały update: Ruszyła absolutnie największa aktualizacja tej aplikacji – światło dzienne ujrzał Wunderlist 3. Opakowany w nowy design, błyskawicznie reagujący i synchronizujący zadania na wszystkich możliwych urządzeniach. W odpowiedzi na zapotrzebowanie odbiorców twórcy Wunderlista przeprowadzili ponad 60 udoskonaleń i postawili na prędkość, wydajność i bardziej płynne udostępnianie zadań, list, wiadomości, komentarzy.

Vitalist - fani Davida Allena

Jest kolejną bazującą na metodologii GTD aplikacją webową, która ułatwia zarządzanie zadaniami i czasem. W darmowej wersji oferuje po 10 projektów, kontekstów i kontaktów oraz nieograniczoną liczbę akcji i notatek. Dodatkowe funkcje, takie jak inne projekty, dzielenie, załączniki i SSL bezpiecznej transmisji danych są dołączone do wersji Basic i Premium. Spora liczba funkcji sprawia, że początkowo można się pogubić, ale dzięki pomocy w postaci instruktażowych filmików i artykułów obsługa staje się klarowna. Projekty i zadania mogą zostać uszeregowane według terminu, ważności, kontekstu, mieć datę zakończenia lub powtarzać się cyklicznie.

gtd5

Poszczególne projekty mogą rozgałęziać się na działania dodatkowe, tworząc sieć zadań wokół jednego głównego. Oczekujące zadania można, zgodnie z zasadami GTD, segregować i wrzucać do skrzynki: „Oczekujące”, „Kiedyś”, “Ticklers” (drażniące, do przypomnienia w przyszłości) i “References” (odsyłacze, do których sięgamy później). Istnieją wersje mobilne oraz możliwość integracji z mailem, Twiterem, drukowanie list i współpraca z innymi użytkownikami.

Wybór narzędzi mających podobne zadanie jest naprawdę spory, ale czy któreś z nich jest receptą na spokój z kipiącym zadaniami kalendarzem? Może warto poświęcić im kilka minut i przekonać się o ich użyteczności (lub rozczarować jej brakiem)?

Update: Jako bonus – Any.do

Okazuje się, że użytkownicy aplikacji zarządzających zadaniami są najlepszym źródłem informacji na ich temat. Podpowiedzieli nam jeszcze jeden adres: Any.do. Już na pierwszy rzut oka widać, że jest to niezwykle proste, intuicyjne (a do tego ładne ‚layoutowo’) narzędzie. Z resztą docenione w tej sferze zarówno przez apple (nagroda „intuitive touch”  2012), jak i Android (najlepsza „apka” 2012).

any do2

 

Możliwość synchronizacji ze wszystkimi urządzeniami daje mobilność i wygodę w załatwianiu spraw zawodowych i prywatnych. Obsługę narzędzia ułatwiają widgety. Podążając za ideologią GTD, sprawy „wrzucić” można do trzech skrzynek: „Dziś”, „Zrobione”, „Później”, „Skasuj”. Przekładanie zadań na później jest czynnością równie banalną,. Sprzężenie informacji z narzędziem Cal, czyli kalendarzem zaprojektowanym przez twórców Any.do, to kolejny stopień, który przybliża do osiągnięcia błogiej harmonii. Narzędzie cieszy się niezwykłą popularnością, przypomina o zaplanowanych wydarzeniach już 10 milionom użytkowników i stale się rozwija: na stronie zapowiedź aplikacji mail i memo.