4 sposoby na produktywne zebranie firmowe

Czyli co zrobić, aby uniknąć niepotrzebnych spotkań, które... kosztują

Nie chce ci się nic robić w pracy? Zorganizuj zebranie firmowe. Brzmi znajomo? Cóż, spotkania, meetingi są nieodłączną częścią życia organizacji. Podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, ustalanie priorytetów, dzielenie zadań, ale i lepsze poznawanie swoich współpracowników, budowanie więzi – dzięki spotkaniom firma staje się bardziej produktywna, bez wątpienia. Niestety, większość z nich nie działa w ten […]

spotkanie firmowe 3

Nie chce ci się nic robić w pracy? Zorganizuj zebranie firmowe. Brzmi znajomo? Cóż, spotkania, meetingi są nieodłączną częścią życia organizacji. Podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, ustalanie priorytetów, dzielenie zadań, ale i lepsze poznawanie swoich współpracowników, budowanie więzi – dzięki spotkaniom firma staje się bardziej produktywna, bez wątpienia. Niestety, większość z nich nie działa w ten sposób i zebrania pracownicze są niczym czarna dziura, wysysająca czas i energię z ich uczestników. Źle albo zupełnie niezaplanowane spotkania firmowe prócz frustracji i obniżenia wydajności pracownika, pozostawiają poważne ślady w budżecie firmy, ponieważ po prostu kosztują ją masę pieniędzy!

nudne spotkanie firmowe

Badania wskazują, że około ⅓ zwoływanych w firmach spotkań jest zorganizowana niepotrzebnie lub najzwyczajniej źle. Aby uniknąć bezproduktywnych, nic-nie-dających zebrań, warto wziąć pod uwagę kilka wskazówek. Niektóre z nich podpowiedzą, czy zwołanie współpracowników na spotkanie właśnie teraz w ogóle ma sens.

Bądź przygotowany

Koniecznie ustal wyraźny cel, dla jakiego macie się spotkać. Być może nie jest on szczególnie ważny lub wyraźny i połowę czasu zajmie wam docieranie do odpowiedzi: po co właściwie tu jesteśmy? Jeśli jednak cel jest – stwórz program spotkania, tak, aby ów cel miał w nim nadrzędną pozycję. W niektórych firmach funkcjonują szablony agendy spotkań, dzięki którym mają one stały kształt i nie “rozjeżdżają się” niebezpiecznie. Jeśli takiego szablonu nie ma, może czas go stworzyć i korzystać z jego dobrodziejstw? Harmonogram powinien zawierać listę tematów, jakie muszą zostać poruszone, czas, jaki należy do każdego z nich oraz nazwiska przydzielonych do każdego z nich pracowników. Tworząc listę uczestników niezbędnych na zebraniu – warto przemyśleć i zaprosić tylko te osoby, które mają w ramach poruszanych tematów coś do powiedzenia i mają na nie realny wpływ. Jeśli do omówienia wybranych kwestii konieczne jest zapoznanie się z jakimiś materiałami, danymi, wykresami – należy rozesłać je do zaproszonych przynajmniej dwa dni wcześniej. Nieprzygotowani do rozmów pracownicy, bez niezbędnej wiedzy – to zmora meetingów.

Pomyśl, czy to konieczne?

Po wypisaniu do agendy tematów spotkania zastanów się, czy rzeczywiście to jest odpowiedni czas na jego organizację. Czy potrzebne dane są gotowe, czy może jeszcze trzeba zaczekać na informacje z innych oddziałów? Czy wszystkie niezbędne osoby będą mogły się pojawić, czy może ktoś ma urlop lub jest w delegacji? Czy można część z kwestii rozwiązać za pomocą maila czy rozmowy telefonicznej/skype lub inaczej podsumowując je między zaangażowanymi osobami? Odpowiedzi na te pytania powinny być jasne i bezwarunkowe. Po co angażować i odrywać od obowiązków tyle osób, jeśli z góry wiadomo, że właściwie trzeba się będzie spotkać jeszcze raz, bo pewne decyzje po prostu nie będą mogły zapaść?

Spotykaj się, aby podejmować decyzje

Okazuje się, że tak popularne na spotkaniach prezentacje, w szczególności te z niekończącą się liczbą slajdów potrafią spowolnić jego tempo i rozpraszać i znudzić uczestników. Zanim zabierzesz się za slajdy, koniecznie przemyśl ich zasadność. Kilka dobrze dobranych, dla celów zobrazowania omawianych tematów, może pomóc. Ty jednak skoncentruj się na zebranych w agendzie celach i dąż do podejmowania decyzji, bo one są powodem, dla którego się zebraliście. Trzymaj się czasu, pilnuj porządku dyskusji, przekierowuj rozproszoną uwagę zebranych na cel. Rób wszystko, abyś wychodząc z sali miał odpowiedzi na wszystkie kwestie, na których ci zależało, a nierozwiązane punkty miały przydzielonych “opiekunów”, którzy zajmą się nimi i zaraportują wyniki grupie.

Podsumuj

Zebranie treści spotkania w jednym miejscu odpowie ci na pytanie o zasadność jego zwoływania. Być może odpowiedź na nie nie będzie jednoznaczna i następnym razem zastanowisz się, jak zrobić to lepiej? Ponadto wysyłając podsumowaną agendę do uczestników spotkania, jeszcze raz podkreślisz jego wagę i przypomnisz, jakie decyzje zostały podjęte, wytłuścisz, kto za co odpowiada, jakie są terminy poszczególnych zadań. Mail podsumowujący ma tę zaletę, że nie tylko zbiera wszystko w jednym miejscu i jest “przypominaczem”, ale daje podwaliny do następnego zebrania. Dzięki niemu nie ma zagrożenia powtórzenia tych samych tematów i bezcelowego “mielenia” ich w nieskończoność.

nudne spotkanie firmowe