12 sposobów na dobre zorganizowanie

Ludzie sukcesu wcale nie mają więcej czasu, są po prostu lepiej zorganizowani!

Tryb życia odnoszących sukcesy ludzi: przedsiębiorców, biznesmenów, liderów, miewa szalone tempo. Podejmowanie się wielu zadań jednocześnie, dźwiganie odpowiedzialności za całą masę spraw, projektów, procesów jest sytuacją właściwie normalną, zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że ich biznes jest w fazie rozwoju lub wskakuje na wyższy poziom. Jak więc udaje się tym ludziom, używając jednego […]

orginazing6

Tryb życia odnoszących sukcesy ludzi: przedsiębiorców, biznesmenów, liderów, miewa szalone tempo. Podejmowanie się wielu zadań jednocześnie, dźwiganie odpowiedzialności za całą masę spraw, projektów, procesów jest sytuacją właściwie normalną, zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że ich biznes jest w fazie rozwoju lub wskakuje na wyższy poziom.

Jak więc udaje się tym ludziom, używając jednego z popularniejszych słów ostatniego czasu – ogarniać to wszystko i to w dodatku z sukcesem?  Przecież wcale nie mają więcej czasu w ciągu dnia,

są po prostu dobrze zorganizowani!

Ale jak? Nikt przecież nie rodzi się jako “super planner” czy perfekcyjny organizator. Fakt, zapewne można odziedziczyć gen bałaganiarstwa lub poukładania, ale ów spadek nie załatwi sprawy za nas. Oczywiście dużą rolę odgrywają wyniesione z domu nawyki, ale i one nie przesądzają o sukcesie w życiu dorosłym. Można przecież z opóźnieniem zbuntować się i w samodzielnym życiu negować wyniesione ze zbyt pedantycznego domu nauki.

orginazing5

Zamiast zastanawiać się nad dolą/niedolą dobrych/słabych organizatorsko podwalin, warto przyjrzeć się i zacząć organizować swoje życie od podstaw. Oto 12 prostych kroków, które mogą zaprowadzić cię do lepszego “ogarniania” świata, a więc i twojej firmy, organizacji, działu.

#1 Zorganizowane poranki

To, jak przebiega twój poranek, może okazać się wskaźnikiem tego, jak przebiegnie twój dzień. Wstań odpowiednio wcześniej, abyś mógł: pościelić łóżko, spokojnie ubrać przygotowane poprzedniego dnia ubrania (zwłaszcza jeśli stanie przed szafą z wielkim znakiem zapytania nad głową zajmuje ci połowę porannego czasu), zjeść prawdziwe, pożywne śniadanie (które nie będzie czarną kawą w biegu). Upewnij się, że dobrze spakowałeś torbę (dokumenty na spotkanie, pen drive z plikami do druku), sprawdź baterię w telefonie (i zgaś światło w łazience ;)).

#2 Zorganizowany czas

Czas jest zbyt cenny, by go tracić. Szanując swój, szanujesz czas innych i dajesz sobie miejsce na sprawy, które są do zrobienia. Zaplanowanie dnia z kalendarzem lub innym narzędziem on line pozwoli ci na swobodę i komfort – nic ci nie „wypadnie”, o niczym nie zapomnisz, będziesz postrzegany jako osoba godna zaufania, terminowa, rzetelna.

orginazing3

#3 Zorganizowany e-mail

W zależności od tego, jak wyglądają twoje zajęcia, wyznacz sobie ramy pracy z pocztą elektroniczną. Regularny czas na sprawdzanie poczty, odpowiadanie na maile w ustalonym rytmie i czasie i utrzymywanie porządku wśród maili sprawi, że twoja skrzynka będzie czytelna i unikniesz chaosu wśród dziesiątek/setek nieodczytanych maili. Być może warto poinformować twoich podwładnych, kiedy „siadasz nad mailami”, żeby wiedzieli, kiedy mogą się spodziewać odpowiedzi na ich wiadomości i nie zasypywali cię dodatkową porcją zniecierpliwionych maili.

#4 Zorganizowane biurko

Nie wiem czy też tak masz, ale na mnie bałagan działa wyjątkowo dezorganizująco. Bałagan na biurku = bałagan w głowie. Spójrz na to, co otacza twój komputer. Zdejmij to z biurka i spójrz jeszcze raz. Lepiej? Mniej rzeczy oznacza mniej chaosu, co z kolei daje więcej energii i oddechu. A poza tym, posegregowanie zawartości biurka to również zyskanie czasu podczas poszukiwania potrzebnych dokumentów.

#5 Zorganizowane miejsce pracy

Twoje biurko to nie koniec. Rozejrzyj się po pokoju, w którym pracujesz. To twoje środowisko pracy- zagracone, chaotycznie zagospodarowane biuro nie wpływa najlepiej na energię do pracy i na produktywność. Nie jest też ciekawą wizytówką ciebie i twojej firmy.

orginazing4

#6 Zorganizowane priorytety

Dobrze zorganizowani ludzie poświęcają najwięcej czasu i uwagi na to, co jest najważniejsze. Trick polega nie na tym, żeby poświęcać priorytetom najwięcej godzin, ale żeby poświęcić czas na to, żeby owe priorytety właściwie zidentyfikować i nazwać.

#7 Zorganizowany czas dla siebie

Upewnij się, że w ciągu każdego twojego dnia masz czas, który możesz poświęcić tylko dla siebie. Ponieważ czas na samorozwój, poświęcony pracy nad sobą jest najbardziej produktywnym czasem.

#8 Zorganizowana praca

Jeśli chodzi o pracę, postaw na pełną dyscyplinę. Jeśli jesteś kierownikiem, przychodź do biura 5 min. przed członkami twojego zespołu. Pilnuj się, żeby rozpoczęte działania kończyć i upewniaj się, że coś jest zrobione tylko wtedy, gdy jest zrobione dobrze.

#9 Zorganizowanie z wyprzedzeniem

Planowanie spraw z odpowiednim wyprzedzeniem daję tę przewagę, że nic nie jest w stanie nas zaskoczyć, a już na pewno unikamy zmasowanego ataku stresujących emocji. Dzięki wykonywaniu zadań przed terminem “0” zawsze jest czas na poprawki, zmiany, ulepszenia.

orginazing1

#10 Zorganizowane oczekiwania

Organizując swój czas, postaw sobie realistyczne cele. Dzięki temu unikniesz frustracji w obliczu niemożliwych albo trudnych w określonym czasie do zrealizowania zadań. Twoje oczekiwania powinny być na tyle osiągalne, aby droga do nich nie hamowała reszty twojego świata.

#11 Zorganizowane rozwiązywanie problemów

Nie spędzaj zbyt wiele czasu nad problemami, jako takimi. Skupiaj się na znalezieniu rozwiązań, najlepiej prostych i szybkich w obsłudze. Stwórz “skrzynkę narzędzi” gotowych do reperacji najczęstszych problemów i miej ją pod ręką, gotowe do użycia, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

#12 Zorganizowane wieczory

Zarysowanie kształtu następnego dnia w poprzedzający go wieczór pozwoli ci spojrzeć na twoje zadania z perspektywą, bez presji czasu, poukładać sprawy według ważności i pilności. Oczywiście planowanie ciekawych zajęć dzień wcześniej to czysty relaks i przyjemność. Jeśli jednak nawet jutro nie zapowiada się ekscytująco, takie planowanie pozwoli zminimalizować ilość stresu i nabrać dystansu.

orginazing2

W planowaniu i byciu zorganizowanym nie chodzi o osiąganie ideału i perfekcjonizmu, ale o oszczędność czasu i energii, przy jednoczesnej poprawie jakości wykonywanej pracy i życia w ogóle. Więcej o metodach organizowania rzeczywistości przeczytasz tutaj i tutaj.